GTD es el acrónimo de Getting Things Done, la metodología de productividad personal que utilizan millones de personas en el mundo para gestionar su vida. Fue propuesta por David Allen en el año 2001, en su libro con el mismo nombre (Organízate con eficacia en español).
En este artículo te quiero hacer una pequeña presentación de la metodología. Profundizaremos en cada una de las partes en próximos artículos y te contaré cómo la utilizo yo en mi día a día.
¿Qué es GTD?
David Allen publicó el libro Getting Things Done: The Art of stress-free productivity en 2001. En él explica la metodología GTD, una metodología de productividad personal desarrollada a partir de su experiencia profesional tras más de 30 años de consultoría, mentoring individual y programas de formación.
GTD está basado en una serie de hábitos que, una vez desarrollados en su conjunto, permiten mejorar el control del día a día y afrontar la realidad con mayor perspectiva. Aunque el método y las técnicas explicadas en GTD son fundamentalmente prácticas y de sentido común, la mayoría de personas se encontrarán con hábitos de trabajo que tendrán que cambiar antes de poder emplear con éxito este sistema.
¿Por qué GTD?
En la antigüedad, y hasta no hace mucho, los trabajos eran completamente diferentes. Los trabajadores, tras su formación inicial si la necesitaban, sabían lo que tenían que hacer en cada momento y cuándo su trabajo estaba terminado. Un pastor o una persona en una cadena de montaje conoce bien cuáles son sus funciones, lo que tiene que hacer y cuando se termina su trabajo. Con la llegada del trabajo del conocimiento todo esto cambió. En muchos de los trabajos actuales todo esto es más difuso. No se tiene toda la información de lo que hay que hacer y tampoco se sabe muy bien cuando algo está terminado.
A lo anterior hay que añadir que vivimos en la era de la información y que nos llega continuamente todo tipo de información y compromisos para los que no estamos preparados. Todo esto nos provoca agobio y estrés por no poder llegar a todo lo que tenemos entre manos.
GTD llega para que podamos enfrentarnos al entorno VUCA en el que nos encontramos y podamos estar tranquilos con todos los frentes abiertos o incompletos que tenemos.
Tu cabeza no es un contenedor, es un procesador
¿Cuántas veces has recordado cosas cuando no podías hacer nada? ¿O cuántas veces sabías que tenías que hacer algo pero no recordabas el qué? Si te quedaste sin pilas en el mando a distancia, ¿cuándo crees que te vas a acordar de comprarlas? ¿Cuando estés en el supermercado al lado de la zona de pilas? ¿O cuando estés tranquilamente sentado en tu sofá dispuesto a ver la televisión?
El cerebro es una herramienta increíble pero, salvo algunas excepciones, no está hecho para recordar cosas. Se dice que la memoria a corto plazo puede almacenar entre 5 y 9 cosas, por lo que no podemos recordar todo lo que tenemos pendiente. Y si alguno de estos frentes abiertos que tenemos no lo recordamos, y llega a su plazo de vencimiento, vienen las urgencias. Y lo peor es que, además de tenernos que enfrentar a este tipo de tareas y no poder cumplir con nuestros compromisos, no sabemos cuál será la próxima bomba en explotar. Es un estrés constante.
GTD propone tener todos estos frentes abiertos en un sistema externo. Un sistema organizativo en el que podamos confiar para mantener la cabeza vacía y pueda concentrarse en lo que tiene que hacer, hacer tareas.
Mente como el agua
Una vez tenemos todo nuestro inventario de acciones y tareas en un sistema externo, podemos consultarlas en el momento preciso en que podemos hacer algo con ellas. Así liberamos nuestra mente para que se enfoque en hacer tareas. Y reducimos las interrupciones tanto internas como externas.
Otra ventaja que tenemos al tener todo en un sistema externo es que podemos decidir qué hacer y, muy importante, que estamos dejando de hacer. Y reducimos las posibles urgencias que pueden llegar por no haber atendido correctamente un tema.
De este modo nos podemos enfocar en la tarea que estamos realizando y entrar en lo que se conoce como La Zona, ese estado en el que estamos completamente centrados en lo que estamos haciendo. ¿No te ha pasado alguna vez que estabas tan inmerso haciendo algo que parecía que el tiempo no pasaba y casi se te olvida ir a comer?
La idea de GTD es poder alcanzar este estado de concentración más a menudo para poder ser más productivos. Y si entra algún nuevo frente poder manejarlo adecuadamente. Tal como hace el agua. El agua está en reposo, pero cuando tiras una piedra ésta reacciona proporcionalmente al tamaño de la misma, hasta que vuelve a estar en calma. Igual que la mente cuando tiene un sistema externo confiable y completo.
La gestión del tiempo
El paradigma de la gestión del tiempo está anticuado y no se adecua al entorno VUCA en el que nos encontramos.
Muchos de nosotros, entre los que me incluyo, hemos intentado mejorar nuestra productividad de distintas formas. Ante todo el conjunto de tareas a las que nos enfrentamos, las priorizamos por orden de importancia (o lo que creemos que son más importantes, algo muy subjetivo) e, incluso, reservamos bloques durante el día para hacerlas. ¿Cuántas veces has planificado para un día que vas a hacer X tareas y los imprevistos han impedido realizar algunas o la mayoría de ellas? Seguramente más de las que te gustaría.
Esto, además de ser una pérdida completa de tiempo, nos provoca estrés por no poder cumplir con la planificación que habíamos realizado.
GTD nos propone un sistema basado en hábitos productivos que se olvida de la gestión de tiempo y se centra en la gestión de nuestra atención. Enfocarnos en aquellas acciones que podemos realizar en cada momento para ser más eficientes y poder enfrentarnos mejor ante los retos que tenemos cada día.
Los 5 pasos de GTD
El flujo de trabajo de GTD consta de 5 pasos:
- Recopilar o capturar. Apunta todo lo que te viene a la cabeza para que no se te olvide.
- Procesar o aclarar. Identifica cada cosa que tenemos en nuestras bandejas de entrada para saber qué es.
- Organizar. Una vez identificadas las cosas se organizan en nuestro sistema externo.
- Revisar. Para mantener al día el sistema y poder seguir confiando en él.
- Hacer. Elegir la acción más adecuada y hacerla.
Los 6 niveles de perspectiva
GTD contempla también la perspectiva y la clasifica en 6 niveles de altitud:
- Acciones.
- Proyectos.
- Áreas de enfoque y responsabilidad.
- Metas y objetivos.
- Visión.
- Propósitos y principios.
¿Quieres saber más?
Esto ha sido una muy breve introducción al sistema GTD. Si quieres seguir aprendiendo te recomiendo los siguientes recursos:
Libros:
- Organízate con eficacia, de David Allen.
- Productividad personal, de José Miguel Bolívar.
- Haz que funcione, de David Allen.
- Sé más eficaz, de David Allen.
- Organízate con eficacia para jóvenes, de David Allen.
Webs y blogs:
- Getting Things Done. La página oficial de GTD.
- Formación GTD. La formación oficial en España de GTD.
- Optima infinito. Blog de José Miguel Bolívar.
- Ranking de blogs de GTD y efectividad. Listado de blogs que hablan de GTD y productividad.
Comunidad AprendiendoGTD: Aprendiendo GTD es una comunidad de personas relacionadas con GTD y donde se comparten verdaderas joyas sobre el método en sus distintos canales.
Además de todos estos recursos, en próximos artículos intentaré desgranar y explicar los distintos aspectos de GTD y cómo yo lo estoy implementando con Trello, entre otras herramientas.