En la introducción a GTD expliqué que este método de productividad personal está basado en dos patas principalmente:
- Hábitos. Una serie de hábitos que hay que realizar.
- Mente extendida. Un sistema externo donde poder organizar todos los recordatorios y poder sacarlos de tu cabeza.
La dificultad de GTD
Muchas personas que se acercan a GTD mencionan la dificultad del método y por qué no pudieron implementarlo en sus vidas. Sin embargo, esto no es así. GTD es muy sencillo, solo consta de una serie de hábitos y unas pocas listas donde tener que colocar los recordatorios para encontrarlos justo cuando debemos encontrarlos.
El gran problema es que hasta el momento en que llegamos a GTD realizamos el trabajo de una forma más o menos productiva. GTD propone una forma de realizar el trabajo que comprende una serie de nuevos hábitos y, aunque seguramente algunos de ellos ya los estés haciendo de algún u otro modo, esto cuesta. Crear nuevos hábitos cuesta.
Y en lugar de centrarnos en conseguir entender estos pocos conceptos e intentar adquirir los nuevos hábitos, nos centramos en otros aspectos más residuales. Por ejemplo, en encontrar la herramienta perfecta para GTD y que nos llevará a crecer nuestra productividad a unos niveles impensables.
La herramienta no es importante
La efectividad de un sistema GTD depende en un 99% de lo bien o mal que se apliquen los hábitos la persona que lo usa. Como dice José Miguel Bolívar: GTD es 1% herramienta y 99% hábitos.
Hay decenas de posibles herramientas con las que podrías utilizar GTD. Pequeñas y grandes aplicaciones, más sencillas y más complejas. Incluso podrías utilizar herramientas más sencillas como boli y papel. De hecho, David Allen recomienda comenzar con esta herramienta ya que no te dejas llevar por todas las funcionalidades de las aplicaciones y te centras más en adquirir los hábitos, que al final son la esencia del método.
No obstante, en la decisión de elegir la herramienta correcta tienes que tener en cuenta:
- Una herramienta donde puedas gestionar listas. Cualquier aplicación con la puedas hacer una lista te sirve.
- Dominas la herramienta. Si ya sabes utilizar la herramienta, te evitará procrastinar en la búsqueda de alguna otra herramienta perfecta. Y te será más útil y te enfocarás en los hábitos.
- Debe ser ubicua. El fin último del método es recordar aquello que tienes que recordar cuando lo tienes que recordar y donde lo tienes que recordar. Así que siempre tiene que estár contigo.
Tu cerebro es tu mejor herramienta
Aunque encuentres la herramienta perfecta para aplicar el sistema, ésta no va a hacer el trabajo por ti. Ya puedes tener la mejor aplicación del mundo, que si no pones a funcionar eso que tienes en tu cabeza, nos vas a llegar a ningún sitio.
Has de tener en cuenta que en lo que respecta al trabajo del conocimiento, antes de que podamos hacer del mejor modo algo, primero debemos tenemos tener claro qué queremos conseguir (resultado), posteriormente qué es lo mejor que podemos hacer para acercarnos a conseguirlo, y por último cómo hacerlo. Es decir, toma de decisiones primero (qué quiero conseguir), toma de decisiones después (qué hago para conseguirlo = eficacia), y más toma de decisiones por último (cómo hago lo que he decidido hacer = eficiencia). Ni que decir tiene, que parte fundamental de todos estos procesos es disponer de información actualizada y de calidad como base para la toma de decisiones. Así que, si desarrollas este tipo de trabajo, no olvides que la herramienta de la que jamás podrás prescindir es tu cerebro y que la toma de decisiones es la base fundamental de la efectividad.
Mi elección personal es TrelloObsidian
Una vez visto que la herramienta no es tan importante, he de decir que yo utilizo Obsidian para gestionar mi sistema GTD. Bueno, en realidad sería el pack Obsidian + Trello + Google Calendar + Google Drive, pero poniendo a Obsidian como mi sistema principal de recordatorios.
Trello es una herramienta que he manejado bastante tanto personalmente como profesionalmente, así que la conozco bien. Además, tanto la web como las aplicaciones móviles son bastante buenas y se sincronizan perfectamente, así que puedo acceder a ella en cualquier momento y sitio. Por ese motivo era mi principal herramienta de trabajo hasta hace poco. Sin embargo, desde el trabajo tengo poco acceso a esta herramienta cuando estoy conectado por VPN, lo que me imposibilita trabajar con ella al 100%, así que me he decantado por Obsidian teniendo la herramienta en local. Y aunque he leído bastante que quizás no sea una buena herramienta para GTD como gestor de listas, a mi me viene bien, es muy similar a como se haría en papel. Recuerda, la herramienta no es lo importante, son los hábitos.
En próximos artículos quiero irte explicando más detenidamente el sistema GTD y como lo tengo todo integrado.